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Prüffassung vom 10.09.2026. Für Website, Vertragskontakte und Softwarebetrieb. Die beantworteten Geschäftsentscheidungen sind übernommen; [OFFEN] markiert verbleibende Angaben und noch nachzuweisende Einrichtung. Diese Hinweise informieren über die Verarbeitung; ihre Kenntnisnahme ist keine pauschale Einwilligung.
1. Wer verantwortlich ist
Verantwortlich für die nachfolgend beschriebenen eigenen Zwecke ist [OFFEN: vollständige Anbieterbezeichnung und ladungsfähige Anschrift für Abgleich Pro] („wir“). Datenschutzkontakt: support@abgleichpro.de. [OFFEN: eigenes STRATO-Postfach einrichten und Erreichbarkeit nachweisen; gegebenenfalls Kontaktdaten eines tatsächlich benannten Datenschutzbeauftragten ergänzen.]
Für projektbezogene Kundeninhalte ist grundsätzlich das jeweilige beauftragende Unternehmen verantwortlich; handelt es selbst im Auftrag, ergibt sich die verantwortliche Stelle aus dessen Datenschutzhinweisen. Wir verarbeiten diese Angaben weisungsgebunden nach dem AVV. Dazu gehören Teamkonten, Projektunterlagen, KI-Import, Prüf- und Bearbeitungsverläufe sowie beauftragte Supporteinsicht. Fragen hierzu richten Sie bitte an das betreffende Unternehmen; bei uns eingehende Anliegen leiten wir zu.
2. Eigene Zwecke, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrung
Wir erhalten Daten von Ihnen, etwa bei Kontakt und Bestellung, sowie von Ihrem Unternehmen, wenn es Sie als Ansprechpartner benennt. Technische Daten entstehen bei Nutzung. Projektbezogene Angaben stammen aus den Eingaben und Dokumenten des Kunden, von dessen Teammitgliedern sowie aus daraus erzeugten Import- und Bearbeitungsergebnissen.
| Zweck und Daten | Rechtsgrundlage und Aufbewahrung |
|---|---|
| Anfragen und Supportorganisation: Name, geschäftliche Kontaktdaten, Nachricht und Bearbeitungsverlauf. Kundeninhalte innerhalb eines Supportfalls unterliegen getrennt dem AVV. | Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei Vertragsanbahnung/-erfüllung mit Ihnen selbst; bei Beschäftigten und anderen Geschäftskontakten Buchst. f: Interesse an verlässlicher Geschäftskommunikation und Problemlösung. Bis zur Erledigung; darüber hinaus nur erforderliche Nachweise für gesetzliche Pflichten oder konkrete Ansprüche. |
| Bestellung und Vertragsverwaltung: Unternehmen, Vertragskontakt, gebuchte Projekte/Leistungen, Freischaltungs-, Annahme- und Abrechnungsnachweise; E-Mail-Erinnerung 14 Tage vor Projektende zur rechtzeitigen Datensicherung. | Buchst. b bei Ihnen als Vertragspartei, sonst Buchst. f für Durchführung und Nachweis der Geschäftsbeziehung. Für Vertragsdauer und Abwicklung; anschließend nur für einschlägige Pflichten oder erforderliche Rechtsnachweise. Die Erinnerung ist eine Vertragsnachricht, keine Newsletteranmeldung. |
| Abrechnung: Rechnungsanschrift, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten. | Buchst. b beziehungsweise f für Abrechnung; Buchst. c für gesetzliche Aufbewahrung. Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre, Handelsbriefe grundsätzlich sechs Jahre, jeweils nach den gesetzlichen Fristregeln und vorbehaltlich Verlängerungen. Das betrifft die jeweiligen Belege, nicht sämtliche Projektunterlagen. |
| Eigene Betriebssicherheit und Fehleranalyse: IP-Adresse, Zeitpunkte, Abruf-/Fehlerangaben und erforderliche Kontobezüge; bei erfolglosen Anmeldungen eine mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Kennung aus E-Mail-Adresse und IP-Adresse. | Buchst. f: Interesse am Schutz des Dienstes und seiner Nutzer vor Missbrauch, Angriffen und Störungen. Nur solange erforderlich; vorfallbezogene Nachweise gegebenenfalls bis zur Klärung. [OFFEN: tatsächlich anfallende Webserver-/Fehlerprotokolle und konkrete Löschfristen einschließlich abgeleiteter Anmeldekennungen.] |
Projektbezogene Änderungsprotokolle dienen dem Kunden und folgen dessen Weisungen. Für die reguläre Projektverarbeitung sind sechs Monate ab Freischaltung vereinbart. Danach werden hochgeladene Heizlasten und übrige Projektdaten automatisch aus der aktiven Anwendung gelöscht; eine zusätzliche reguläre 90-Tage-Abrufphase besteht nicht. Die automatische E-Mail-Erinnerung erfolgt 14 Tage vor Projektende. Gesetzlich erforderliche Sonderabwicklungen richten sich nach der Datenmitnahme-Anlage. [OFFEN: Erinnerung, Freischaltungsdatum und vollständige automatische Löschung im Betrieb umsetzen und prüfen.]
Eigene temporäre Support-Arbeitskopien sollen automatisch binnen 30 Tagen nach dokumentiertem Fallabschluss entfernt werden; die Originale im Projekt folgen der Projektlaufzeit. Zusätzliche eigene Sicherungen werden höchstens 30 Tage ab Erstellung aufbewahrt. Die vereinbarte Automatik sowie ihre vollständige Erfassung kontrollierter lokaler und externer Ablagen sind noch nachzuweisen. Bei Dienstleistern können nach unserer Löschaktion gesonderte vertragliche Nachlaufzeiten oder gesetzliche Ausnahmen bestehen; die eigene Frist ist keine belegte endgültige Löschung in sämtlichen Dienstleistersicherungen. [OFFEN: konkrete Dienstleisterfristen und wirksame Löschwege ergänzen.] Einzelheiten stehen im AVV.
Nach Wegfall eines eigenen Zwecks löschen wir die dafür gespeicherten Daten oder entfernen den Personenbezug, soweit keine einschlägige Pflicht oder erforderliche Anspruchssicherung entgegensteht. [OFFEN: tatsächliche Konten-/Anfragenfristen sowie auf das notwendige Maß begrenzte Aufbewahrung von Support- und Vertragsnachweisen.] Eine allgemeine Rechnungsfrist führt nicht zur Aufbewahrung aller Heizlast-PDFs oder Baustellenfotos. Erforderliche Rechnungs- und Vertragsbelege werden deshalb von den zur Löschung vorgesehenen Projekt- und Supportdateien getrennt.
Die genannten kaufmännischen Belegfristen ergeben sich aus § 257 HGB.
3. Hosting, Sitzung und Website
STRATO ist für Webhosting, Datenbank und das eigene geplante E-Mail-Postfach support@abgleichpro.de ausgewählt. Eine STRATO-AVV wurde vorgelegt und Abgleich Pro zugeordnet; eine automatische E-Mail-Weiterleitung ist zunächst nicht vorgesehen. [OFFEN: anhand des Kontos bestätigte Vertragsgesellschaft/Anschrift, einbezogene AVV-Fassung, eingesetztes Paket, tatsächliche Mail-/Hosting-Einrichtung, Verarbeitungsorte und einschlägige Unteraufträge.] Öffentliche Vertragsunterlagen: STRATO-AVV. Dienstleister erhalten die für ihre Aufgaben erforderlichen Daten und werden bei Auftragsverarbeitung entsprechend gebunden.
Die beschlossene Sicherung besteht aus STRATO-Sicherungen und zusätzlichen täglichen vollständigen Sicherungen auf zwei abwechselnd verwendeten verschlüsselten externen Festplatten. Eigene Zusatzkopien werden höchstens 30 Tage ab Erstellung getrennt aufbewahrt. [OFFEN: aktives STRATO-Verfahren, tägliche zusätzliche Sicherung, Fristeinhaltung für getrennte Datenträger und getestete Wiederherstellung nachweisen.] Das ist der einzurichtende Ablauf, keine Bestätigung bereits laufender Datensicherungen.
Die Anwendung verwendet für Anmeldung und geschützte Nutzung das notwendige Sitzungscookie hydro_mvp_session. Es enthält eine Sitzungskennung, ist als Sitzungscookie ohne feste Browser-Ablaufzeit gesetzt und wird abhängig vom Browser beim Ende der Sitzung entfernt. Browserfunktionen zur Wiederherstellung können die Browsersitzung fortsetzen. Die Anwendung verwirft die Anmeldung bei der nächsten Prüfung nach mehr als acht Stunden Inaktivität. Die Lebensdauer serverseitiger Sitzungsdateien ist [OFFEN: tatsächliche Serverbereinigung]. Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff ist für die angeforderte geschützte Nutzung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); weitere personenbezogene Verarbeitung folgt dem jeweiligen Zweck beziehungsweise dem AVV.
[OFFEN: produktive Website einschließlich möglicher Analyse, Werbung, externer Inhalte und weiterer Browser-Speicherungen abschließend abgleichen und nur tatsächlich eingesetzte Dienste ergänzen.] Für nicht erforderliche Speicherung oder Zugriffe ist eine erforderliche Einwilligung vor dem Einsatz umzusetzen. Rechtsgrundlage: § 25 TDDDG.
4. Heizlast-PDF und KI-Import
Wenn der zuständige Nutzer den KI-Import startet, wird die ausgewählte Heizlast-PDF vollständig samt Dateiname an den eingerichteten OpenAI-API-Dienst übermittelt. Darin können neben technischen Angaben auch Namen, Objektanschriften, Wohnungsbezeichnungen oder weitere personenbezogene Inhalte enthalten sein. Für einen zweiten Leseversuch kann die PDF erneut übertragen werden. Die Anwendung anonymisiert die Datei vor diesem Ablauf nicht automatisch.
Der Zweck ist das Auslesen der Heizlast- und Projektangaben. Ergebnisse, Quellen, Fehlerhinweise und Korrekturen werden im Projekt gespeichert und dem Nutzer zur Prüfung bereitgestellt. Ein Leseergebnis ist keine fachliche Freigabe. Rechtsgrundlage der Verarbeitung fremder Projektangaben und der Information Betroffener ist die vom verantwortlichen Kunden zu bestimmende Grundlage; unsere Verarbeitung erfolgt nach seiner dokumentierten Weisung und dem AVV.
OpenAI wird hierfür als Unterauftragsverarbeiter eingebunden. [OFFEN: tatsächlich beauftragte Vertragsgesellschaft/Anschrift, Kontozuordnung, Verarbeitungsorte, Vertrags-/DPA-Nachweis und Drittlandgrundlage einschließlich Bezugsmöglichkeit der Garantien.] Allgemeine Anbieterbedingungen: OpenAI-Datenverarbeitungsvereinbarung; beteiligte Dienste: OpenAI-Unterauftragsverarbeiter. Diese veröffentlichten Angaben ersetzen den Nachweis des für Abgleich Pro verwendeten Kontos nicht.
Die Anwendung fordert beim API-Aufruf keine Speicherung der Antwort als abrufbaren Verlauf an. Daraus folgt keine vollständige Nullspeicherung: OpenAI beschreibt standardmäßig Sicherheitsprotokolle mit möglichen Inhalten für bis zu 30 Tage, mit Ausnahmen, sowie weitere funktionsabhängige Speicherungen. API-Inhalte werden nach der allgemeinen Anbieterregel nicht zum Modelltraining verwendet, sofern keine ausdrückliche Freigabe erfolgt. [OFFEN: tatsächliche Speicher-/Datenfreigabeeinstellungen des eingesetzten Kontos.] Maßgeblich sind die eingerichtete Verarbeitung und die OpenAI-Datenkontrollen.
5. Fotos, Zusammenarbeit und Import-Unterstützung
Baustellen- und Bauteilfotos werden einem Projekt und einer Heizfläche zugeordnet. Sie werden für die Ablage neu als JPEG erzeugt; Dateiname, Beschriftung, Bearbeiter, Zeitpunkt und Zuordnung können gespeichert bleiben. Fotos können Wohnräume, Personen oder lesbare Unterlagen zeigen. Bitte beschränken Sie Aufnahmen auf die für den Auftrag erforderlichen Inhalte. Eine automatische KI-Auswertung der gesondert hochgeladenen Baustellenfotos ist im hier beschriebenen Ablauf nicht enthalten. Ein Foto innerhalb einer importierten PDF wird dagegen mit dieser PDF an den KI-Dienst übertragen.
Teammitglieder können entsprechend ihrer Rolle Projektinformationen lesen oder bearbeiten, Rückfragen stellen und beantworten und Unterlagen erzeugen beziehungsweise herunterladen. Vorgesehen ist ein einfacher persönlich zugeordneter Monteurzugang ohne eigenes Firmenkonto; seine sichere Umsetzung ist noch nachzuweisen. Auftragszuweisungen organisieren die Zusammenarbeit; sie machen ein Projekt nicht automatisch nur für die zugewiesene Person sichtbar. Die Weitergabe heruntergeladener Berichte oder Projektpakete an Auftraggeber liegt beim verantwortlichen Unternehmen. Exportdateien können Originalunterlagen und interne Bearbeitungsverläufe enthalten; Empfänger und Umfang sind vor Weitergabe zu prüfen.
Bei Problemen mit einem Import kann ein Supportpaket heruntergeladen werden. Es enthält insbesondere die Original-PDF und gegebenenfalls bereits erkannte Angaben. Dieser Download sendet das Paket noch nicht an den Support. Kontakt ist support@abgleichpro.de. Geplant ist ein eigenes projektbezogenes Ticketsystem ohne zweites Kundenkonto, mit Verlauf, Status und geschütztem Dateizugriff. E-Mails sollen über den Vorgang informieren; für umfangreiche Unterlagen ist der kontrollierte projektbezogene Dateiaustausch vorgesehen. [OFFEN: Postfach und Ticket-/Dateiaustausch einrichten und prüfen.]
Zunächst bearbeitet auf unserer Seite ausschließlich Marius Wiegmann die Kunden- und Supportdaten. Er kann erforderliche Unterlagen kontrolliert herunterladen, lokal bearbeiten und geprüfte Ergebnisse zurückgeben. Es findet keine Fernwartung auf Kundengeräten statt. Für die beauftragte Umwandlung vorhandener gescannter oder bildhafter Heizlasten ist ergänzend ChatGPT Business vorgesehen. Erst nach Einrichtung des Business-Arbeitsbereichs, Klärung von Vertrags-/DPA-Grundlage, Verarbeitungsorten und Löschwegen dürfen personenbezogene Supportdateien dort verarbeitet werden. Ein persönliches ChatGPT-Pro-Konto wird nicht als bereits freigegebener Supportweg dargestellt.
Der Fallabschluss soll die automatische Entfernung vorübergehender eigener Arbeitskopien binnen 30 Tagen auslösen. Dazu gehören kontrollierte lokale Kopien sowie aktive Chats und getrennte Dateiablagen des Support-KI-Arbeitsbereichs. Die Löschung eines Chats erfasst bei OpenAI nicht automatisch zusätzlich in einer Library gespeicherte Dateien. [OFFEN: vollständige automatische fallbezogene Löschung, Nachweis und dienstseitige Restfristen.] Grundlage dieser Abgrenzung sind die OpenAI-Regeln zur Chat- und Dateiaufbewahrung. Eine Weitergabe an andere externe Dienste oder eine Nutzung für eigene Werbung wird durch den Supportauftrag nicht pauschal erlaubt.
6. Zahlung, weitere Empfänger und Drittländer
Stripe ist für die Bezahlung des einmaligen Projekts und beauftragter Zusatzleistungen ausgewählt. Die Einrichtung und der Vertrag sind noch nicht nachgewiesen. Vorgesehen ist der Projektkauf vor PDF-Upload und Freischaltung. Für die Zahlung werden erforderliche Bestell-, Kontakt-, Rechnungs- und Zahlungsangaben verarbeitet; Heizlast-PDFs oder andere Projektinhalte sind für diesen Zahlungszweck nicht vorgesehen. [OFFEN: tatsächliche Stripe-Vertragsgesellschaft/Anschrift, eingesetzte Dienste und Zahlungsarten, Rollen, Datenumfang, Orte, Speicherfristen und Datenschutzhinweis ergänzen.] Rechtsgrundlagen für unsere Abwicklung ergeben sich aus Abschnitt 2. Der Zahlungsdienst kann für bestimmte Vorgänge selbst verantwortlich sein; seine genaue Rolle folgt dem tatsächlich eingesetzten Dienst.
Gesetzlich erforderliche Daten können an berechtigte Behörden übermittelt werden. Weitere tatsächlich eingesetzte Empfänger sind [OFFEN: gegebenenfalls konkret ergänzen]. Für Drittlandvorgänge, insbesondere beim KI-Dienst und gegebenenfalls E-Mail oder Support, sind vor Einsatz Empfänger/Land, Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien und deren Bezugsmöglichkeit zu konkretisieren. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird in dieser Prüffassung nicht zugesichert.
7. Bereitstellung und Ihre Rechte
Ohne erforderliche Kontakt-, Konto- und Abrechnungsangaben können wir die betroffene Anfrage, Anmeldung oder Bestellung nicht vollständig bearbeiten. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Nutzung besteht nicht. Gesetzlich erforderliche Rechnungsangaben und bezeichnete Pflichtfelder bleiben erforderlich. Wer einen PDF-Import beauftragt, muss die betreffende Unterlage für diese Verarbeitung bereitstellen; unnötige Personenangaben sollen vorher entfernt werden. Zusätzliche Fotos und freie Supportangaben sind nur im für den jeweiligen Auftrag benötigten Umfang erforderlich.
Nach Maßgabe der DSGVO haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen Direktwerbung besteht jederzeit ein Widerspruchsrecht. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; vorherige rechtmäßige Verarbeitung bleibt unberührt.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Eine vorherige Kontaktaufnahme mit uns ist dafür nicht erforderlich. Die Rechte ergeben sich insbesondere aus Art. 15 bis 22 und 77 DSGVO.
Der beschriebene KI-Import dient der technischen Datenerfassung und erzeugt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Personen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. [OFFEN: spätere Zahlungs-/Betrugsprüfungen; falls einschlägig ergänzende Information zu Funktionsweise, Tragweite und Folgen.] Über neue Zwecke informieren wir vor einer entsprechenden Weiterverarbeitung.