Nutzungsbedingungen & AVV

A. Nutzungsbedingungen

Entwurfsfassung vom 10.09.2026 auf Grundlage der beantworteten Entscheidungen. Sie ist noch kein freigegebenes Vertragsangebot. Angaben mit [OFFEN] bezeichnen fehlende Tatsachen oder noch nicht nachgewiesene Umsetzung; bestätigte Konditionen werden dadurch nicht erneut zur Frage gestellt.

1. Vertragspartner und Vertragsunterlagen

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB mit Sitz in Deutschland, die Abgleich Pro für ihre gewerbliche oder selbstständige berufliche Tätigkeit nutzen. Verträge mit Verbrauchern werden nicht angeboten. Ein privat genutztes Gebäude macht den beauftragten Fachbetrieb nicht zum Verbraucher; maßgeblich ist, wer die Software zu welchem Zweck bestellt. Der Bestellende muss für den angegebenen Kunden handeln dürfen.

Anbieterin ist [OFFEN: vollständige Firmierung und Anschrift der tatsächlichen Softwareanbieterin], bezeichnet in Buchungsübersicht und Impressum. „Abgleich Pro by Estamia Group“ ist die Produktbezeichnung und ersetzt nicht die Angabe der Vertragspartnerin.

Zum Vertrag gehören die Buchungsübersicht, die Leistungsbeschreibung, diese Bedingungen und bei Auftragsverarbeitung der AVV einschließlich Anlagen. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang; bei Datenschutzfragen geht der AVV vor. Danach gelten Buchungsübersicht, Leistungsbeschreibung und diese Bedingungen. Die Unterlagen werden vor der Bestellung speicherbar bereitgestellt; die angenommene Fassung erhält der Kunde mit der Vertragsbestätigung.

2. Bestellung und projektbezogener Zugang

Mit der ausdrücklich als kostenpflichtig bezeichneten Bestellung gibt der Kunde ein Vertragsangebot ab. Die Anbieterin nimmt es durch eine ausdrücklich als Annahme bezeichnete Vertragsbestätigung per E-Mail an. Eine reine Eingangsbestätigung genügt nicht. Der Ablauf ist Projektbestellung und Zahlung, danach Upload der Heizlast-PDF, Import und Projektfreischaltung. Die sechsmonatige Bearbeitungszeit beginnt erst mit der Freischaltung des nutzbaren Projekts, nicht bereits mit der Zahlung. Freischaltung und konkretes Enddatum werden dem Kunden mitgeteilt. [OFFEN – Umsetzung/Nachweis: vollständiger Bestell-, Zahlungs-, Import- und Freischaltungsablauf einschließlich Vertragsbestätigung.]

Abgerechnet wird je bestelltem Projekt. Die Bestellung begründet kein Monatsabo und keine automatische Verlängerung. Ein Projekt umfasst das vor Bestellung bezeichnete Gebäude und den vereinbarten Auftrag. Gebäudeart, Wohnungszahl, Leistungsumfang und Gesamtpreis stehen in der Buchungsübersicht. Eine Erweiterung, die zusätzliche Kosten auslöst, bedarf einer ausdrücklichen Bestellung; bloßes Korrigieren eines Eingabefehlers löst keine automatische Neubuchung aus.

Die vorgesehene öffentliche Demonstration erklärt die Arbeitsschritte anhand künstlicher Beispieldaten, ohne Anmeldung und ohne Upload echter Kundenunterlagen. Sie begründet keinen kostenpflichtigen Vertrag und enthält keinen kostenlosen vollständigen Softwaretest. [OFFEN – Umsetzung/Nachweis: erklärende Demoseite im beschriebenen Umfang.]

3. Leistungen und fachliche Grenzen

Abgleich Pro stellt die gebuchte Software über das Internet für die Bearbeitung des hydraulischen Abgleichs bereit. Der vereinbarte Umfang umfasst die Übernahme einer vorhandenen raumweisen Heizlast-PDF, die Prüfung und Zuordnung der Daten, die unterstützte Anlagenaufnahme, Berechnungen anhand der bestätigten Grundlagen sowie die Dokumentation und Ausgabe von Projektunterlagen. Der Heizflächen-/Wärmepumpen-Eignungscheck ist im Projektpreis enthalten. Unterstützte Gebäude, Anlagen und Bauteile, Nutzungsgrenzen und Voraussetzungen werden vor Bestellung benannt. [OFFEN: abschließende unterstützte Projektgröße und fachliche Leistungsgrenzen; eine frühere Vorschau bis zwölf Wohnungen ist keine bestätigte Obergrenze.]

Die Software erstellt keine fehlende vollständige Heizlastberechnung und übernimmt keine Arbeiten vor Ort. Eine vollständige TGA- oder Wärmepumpenplanung, ein Förderantrag und eine Energieberatung gehören nicht zum Softwarevertrag. Ein Heizflächenvergleich oder eine berechnete Mindesttemperatur ersetzt keine Bewertung der gesamten Anlage.

Der Kunde prüft die übernommenen Raumwerte an der Originalquelle, die Bauteilzuordnung und die vor Ort erfassten Angaben. Er klärt erkennbare Widersprüche vor der Verwendung von Ergebnissen. Berechnete Sollwerte und tatsächlich ausgeführte Einstellungen bleiben getrennt. Allgemeine Tabellenwerte, Näherungen und dokumentierte Annahmen sind als solche zu berücksichtigen; sie sind kein individueller Hersteller-Leistungsnachweis. Eine vollständige eigene Neuberechnung sämtlicher Softwareergebnisse schuldet der Kunde nicht.

Die Vorbereitung eines VdZ-Originalformulars ersetzt weder die Prüfung der tatsächlichen Durchführung noch fehlende Angaben und Unterschriften. Eine automatisch erzeugte Arbeitsunterlage ist keine Erklärung, dass die Arbeiten ausgeführt wurden. Eine Zertifizierung der Software oder allgemeine Freigabe durch VdZ, BAFA oder KfW wird nicht zugesagt. Ebenso wenig wird die Bewilligung einer Förderung garantiert. Die Verantwortung des Fachbetriebs entlastet die Anbieterin nicht von ihren eigenen Software- und Leistungspflichten.

4. Heizlastimport und optionaler Umwandlungsservice

Der automatische Standardimport setzt eine digitale, direkt aus der Berechnungssoftware exportierte PDF mit nachvollziehbaren raumweisen Heizlastwerten voraus. Bildscans, abfotografierte Ausdrucke und nachträglich mit Texterkennung versehene Scans gehören nicht zum zugesagten automatischen Standardimport. Für solche vorhandenen Heizlastunterlagen kommt der nachfolgend beschriebene Umwandlungsservice infrage. Nur ein Grundriss oder eine Gebäude-Gesamtheizlast reicht nicht aus. Die automatische Dateiprüfung ist keine fachliche Prüfung der Heizlast.

Der Import verarbeitet die PDF mithilfe eines KI-Dienstes. Er kann Angaben übersehen, falsch erkennen oder zuordnen. Vor einer fachlichen Weiterverwendung prüft und bestätigt der Nutzer den Import. Ein zusätzlicher Erkennungsversuch kann zur Korrektur eingesetzt werden. Ein einzelner fehlender Raum macht eine ansonsten brauchbare Übernahme nicht wertlos; vorhandene Daten bleiben zur gezielten Korrektur verfügbar.

Der Kunde kann einen gesonderten Service für die manuelle Übertragung einer vorhandenen Heizlast beauftragen. Die Anbieterin prüft die Vorlage vor Annahme dieses Zusatzauftrags und bestätigt Umfang und Festpreis. Ein als normaler Standardfall angenommener Auftrag kostet zusätzlich zum Projektpreis 69,00 € brutto einschließlich gesetzlicher Umsatzsteuer. Größere Vorhaben werden erst nach Rücksprache und Vereinbarung eines eigenen Festpreises angenommen. Eine automatische Einstufung mit nachträglichen Mehrkosten findet nicht statt.

Geschuldet ist die vereinbarte, nachvollziehbare Übertragung der vorhandenen Angaben in verwendbare Projektdaten. Eine neue Heizlastberechnung oder das Ergänzen nicht vorhandener Werte durch Schätzung gehört nicht dazu. Das Serviceentgelt wird erst bei erfolgreicher vereinbarter Übertragung fällig. Die fachliche Prüfung der zugrunde liegenden Heizlast und der daraus verwendeten Ergebnisse verbleibt im in Abschnitt 3 beschriebenen Umfang beim Kunden. Gesetzliche Rechte wegen einer mangelhaften Serviceleistung bleiben unberührt.

Für die Bearbeitung erforderliche Originalunterlagen und Importinformationen werden bewusst über den vereinbarten geschützten Supportweg übermittelt. Der Download eines Supportpakets allein versendet noch keine Anfrage. Kontrolliertes Herunterladen, lokale Bearbeitung und gegebenenfalls die Verwendung des vertraglich eingebundenen KI-Dienstes sind im Rahmen des AVV zulässig; die Anbieterin prüft das zurückgegebene Ergebnis. [OFFEN – Umsetzung/Nachweis: geschützter Ticket-/Dateiweg und für personenbezogene Supportdateien eingerichteter ChatGPT-Business-Prozess mit passenden Verträgen und Löschung.]

Ein Zusatzauftrag ist freiwillig. Die Anbieterin darf gesetzlich geschuldete Fehlerbehebung an ihrer zugesagten Softwareleistung nicht von der Buchung des Umwandlungsservices abhängig machen. Eigene Softwarefehler gelten nicht als ungeeignete Kundenunterlage. Lässt sich die vereinbarte nutzbare Projektleistung auch nach Prüfung nicht bereitstellen, erfolgt keine endgültige Belastung beziehungsweise eine Erstattung des gezahlten Entgelts für das betroffene Projekt. Gesetzliche Mängel-, Kündigungs- und Erstattungsrechte bleiben auch bei Teilimporten bestehen. Eine interne Kontingentfreigabe ersetzt keine erforderliche Rückzahlung.

5. Preise und Zahlung

Die einmaligen Projektpreise betragen für ein Einfamilienhaus 24,90 € netto, für ein Mehrfamilienhaus einschließlich zwei Wohnungen 39,00 € netto und für jede weitere Wohnung 6,00 € netto, jeweils zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Mehrere Heizkreise desselben gebuchten Gebäudes lösen keine zusätzliche Projektgebühr aus. Der Gesamtpreis wird vor der Bestellung einschließlich Umsatzsteuer und vereinbarter Zusatzleistungen angezeigt. Der Preis des optionalen Umwandlungsservices ist dagegen bereits als Bruttopreis angegeben. Eine ESTAMIA-Einführungspreisphase gilt für Abgleich Pro nicht.

Das Projektentgelt wird nach Vertragsannahme im Bestellablauf und vor dem PDF-Upload bezahlt. Die Zahlungsabwicklung über Stripe ist vorgesehen. Maßgeblich sind die im tatsächlich eingerichteten Bestellablauf angezeigten Zahlungsarten. [OFFEN – Umsetzung/Nachweis: Stripe-Konto und Vertrag, Zahlungsarten, Zahlungseingang, Rechnung und tatsächlicher Erstattungsablauf.] Der Preis eines angenommenen Auftrags wird nicht nachträglich einseitig erhöht. Kostenpflichtige Erweiterungen oder neue Aufträge werden gesondert bestätigt.

Eine freiwillige Rückgabe oder Erstattung allein wegen Meinungsänderung, Nichtbedarf oder bloßer Nichtnutzung wird nicht angeboten, auch nicht bei einem noch nicht genutzten Projekt. Dies beseitigt keine gesetzlichen Mängel-, Beendigungs-, Abrechnungs- oder Erstattungsansprüche und nicht die Regel für eine nicht bereitstellbare Projektleistung in Abschnitt 4. Für den freiwilligen vorzeitigen Ausstieg und die Datenmitnahme gilt ergänzend Teil C.

6. Zugänge, Inhalte und Vertraulichkeit

Der Kunde erhält für die vereinbarte Dauer ein einfaches Recht, die Software im gebuchten Umfang durch seine berechtigten Nutzer zu verwenden. Eigene Mitarbeiter einschließlich Büro und Monteuren sind ohne zusätzliche Nutzergebühr eingeschlossen. Die Zugänge werden persönlich zugeordnet und erhalten die für ihre Aufgaben vorgesehenen Berechtigungen. Für Monteure ist ein einfacher Zugang ohne eigenes Firmenkonto und ohne aufwendiges separates Registrierungsverfahren vorgesehen; die persönliche Zuordnung und Zugriffssicherheit bleiben erforderlich. [OFFEN – Umsetzung/Nachweis: einfacher sicherer Einladungs-/Zugangsablauf und Rollenprüfung.] Der Kunde schützt Zugänge und entzieht nicht mehr benötigte Berechtigungen. Kundendaten dürfen nur im berechtigten Unternehmens- und Projektbereich verarbeitet werden.

Rechte an eingebrachten Inhalten bleiben beim jeweiligen Berechtigten. Der Kunde räumt der Anbieterin nur die Rechte ein, die für die vereinbarte Verarbeitung, Speicherung, Sicherung und Ausgabe erforderlich sind. Eigene Projektunterlagen und Exporte darf er nach Vertragsende weiterverwenden und an seine Auftraggeber weitergeben, soweit Rechte Dritter dies erlauben. Daraus folgt kein Recht, die Software oder einen vollständigen Herstellerkatalog zu vervielfältigen. Referenznennungen benötigen eine gesonderte Zustimmung.

Der Kunde sorgt für die rechtmäßige Nutzung seiner Unterlagen und Fotos. Er beschränkt personenbezogene Angaben auf das Erforderliche. Für personenbezogene Auftragsdaten gilt der AVV. Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen vertraulich; eingeschaltete Personen werden entsprechend verpflichtet. Zwingende gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben bestehen. Rechtswidrige Inhalte, Schadsoftware, Angriffe und die Umgehung von Zugriffsgrenzen sind unzulässig. Sicherheitsverdachtsfälle sind unverzüglich zu melden.

7. Support, Störungen und Mängel

Supportkontakt ist support@abgleichpro.de. Die erste persönliche Rückmeldung erfolgt innerhalb von 24 Stunden; es zählen die Stunden an Montagen bis Freitagen ohne gesetzliche Feiertage am Sitz der Anbieterin. Bei Eingang außerhalb dieser Tage beginnt die Frist am nächsten solchen Arbeitstag. Dies ist keine Garantie für eine Fehlerbehebung innerhalb von 24 Stunden und keine öffentliche Rund-um-die-Uhr-Supportzusage. Eine feste prozentuale Verfügbarkeit wird nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart ist.

Vorgesehen ist ein einfaches projektbezogenes Ticketsystem mit Verlauf, Status und kontrolliertem Dateiaustausch, ohne zweites Kundenkonto. Fernwartung gehört nicht zum Supportangebot. [OFFEN – Umsetzung/Nachweis: eigenes STRATO-Postfach ohne automatische Weiterleitung, Ticketsystem und Einhaltung der Antwortfrist.]

Die Anbieterin erhält die vereinbarte Nutzbarkeit und bearbeitet gemeldete Störungen nach Auswirkung und Dringlichkeit. Der Kunde beschreibt den Fehler und die verfügbaren Umstände; eine eigene technische Fehleranalyse wird nicht verlangt. Auf Anfrage wirkt er im zumutbaren Umfang an der Eingrenzung mit. Es gelten die gesetzlichen Mängelrechte. Insbesondere werden Minderung, zulässige Kündigung und Ersatzansprüche nicht allein deshalb ausgeschlossen, weil ein Vorgang durch Nutzer zu prüfen ist oder ein externer Dienst beteiligt ist.

8. Änderungen und vorübergehende Sperrung

Notwendige Sicherheits-, Rechts- und technische Anpassungen sowie zumutbare Weiterentwicklungen sind zulässig. Vertragszweck und wesentliche gebuchte Funktionen bleiben erhalten. Wesentliche nachteilige Änderungen werden mit angemessenem Vorlauf erläutert. Wird die vereinbarte Nutzung wesentlich beeinträchtigt und keine zumutbare Abhilfe angeboten, kann der Kunde zum Änderungszeitpunkt kündigen; gesetzliche Rechte bleiben bestehen. Dringende Anpassungen können früher erfolgen, die Information wird unverzüglich nachgeholt.

Bei konkreten Anhaltspunkten für Angriffe, Missbrauch oder erhebliche Vertragsverstöße darf nur soweit erforderlich vorübergehend gesperrt werden. Ohne akute Gefahr erhält der Kunde vorher eine angemessene Abhilfefrist. Anlass, Umfang und Abhilfemöglichkeit werden mitgeteilt, soweit Sicherheits- oder Rechtsgründe nicht entgegenstehen. Nach Wegfall des Grundes wird die Sperre aufgehoben. Entsprechendes gilt bei erheblichem Zahlungsverzug nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Frist. Gesetzliche Datenmitnahmerechte bleiben bestehen; soweit der normale Zugang gesperrt werden muss, wird ein sicherer alternativer Rückgabeweg ermöglicht.

9. Haftung

Die Anbieterin haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, arglistigem Verschweigen eines Mangels sowie nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften und im Umfang übernommener Garantien.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Vertragsdurchführung ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Eine feste Haftungssumme wird nicht vereinbart. Zwingende Datenschutzansprüche bleiben unberührt. Die Prüf- und Ausführungsverantwortung des Kunden schließt die Haftung für eigene Fehler der Anbieterin nicht aus. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Regeln.

10. Datenmitnahme und gesetzliche Sonderrechte

Der Kunde kann während der Bearbeitungszeit seine Projektunterlagen herunterladen und dauerhaft in der eigenen Ablage behalten. Teil C dieses Vertrags beschreibt den Datenumfang, Formate, Übertragungswege und begründete Grenzen. Der Projekt-ZIP allein ist kein vollständiger Kontoexport. Außerhalb gespeicherte kundenspezifische Daten werden ergänzend bereitgestellt, soweit sie exportierbar sind. Die technische Ablage begrenzt gesetzliche Rechte nicht.

Ein gewöhnliches Projektende nach sechs Monaten ist kein Anbieterwechsel. Verlangt der Kunde ausdrücklich einen Wechsel zu einem anderen Datenverarbeitungsdienst oder auf eigene Infrastruktur oder die vorzeitige Beendigung mit Löschung, gilt der gesonderte Ablauf in Teil C. Dort geregelte gesetzliche Übergangs- und Abrufrechte bleiben unabhängig von der regulären Projektlaufzeit erhalten. Eine rechtzeitig verlangte und noch laufende gesetzliche Sonderabwicklung wird nicht durch die automatische Projektlöschung abgeschnitten. Der AVV gilt während der verbleibenden Auftragsverarbeitung weiter.

11. Bearbeitungszeit und gewöhnliches Projektende

Die Bearbeitungszeit beträgt sechs Monate ab Projektfreischaltung. Währenddessen können Ergänzungen und Korrekturen innerhalb desselben gebuchten Auftrags vorgenommen sowie die verfügbaren Unterlagen gelesen und exportiert werden. Die Frist und die anschließende Löschung werden vor Bestellung erläutert; das konkrete Enddatum wird bei Freischaltung angezeigt.

Das Projekt endet ohne Kündigung und ohne automatische kostenpflichtige Verlängerung nach sechs Monaten. Es gibt keine zusätzliche reguläre Lese- oder Exportphase von 90 Tagen. 14 Tage vor dem Projektende erhält der Kunde automatisch eine E-Mail mit Enddatum und Hinweis, benötigte Unterlagen rechtzeitig herunterzuladen. Mit dem Projektende werden hochgeladene Heizlasten und Projektdaten aus dem aktiven System automatisch gelöscht; gesetzlich erforderliche Sonderabwicklung nach Abschnitt 10 bleibt vorrangig. [OFFEN – Umsetzung/Nachweis: Freischaltungsdatum, Enddatum, automatische Erinnerungsmail und protokollierter Löschlauf mit Berücksichtigung gesetzlicher Sonderfälle.]

Für vorübergehende Support-Arbeitskopien und Sicherungskopien gelten die gesonderten Fristen im AVV. Erforderliche Rechnungs- und Vertragsnachweise werden zweckgebunden getrennt aufbewahrt; daraus folgt keine weitere Nutzung des vollständigen Projekts. Eine dauerhafte Archivierung nach Projektende wird nicht zugesagt. Rechtzeitig heruntergeladene Unterlagen bleiben beim Kunden nutzbar. Ein kostenloses Konto verlängert die Laufzeit einzelner Projekte nicht. Eine bloße Kontoschließung darf bezahlte Projektleistungen nicht ohne entsprechende Erklärung beenden.

Außerordentliche Kündigungsrechte bleiben bestehen; bei behebbaren Pflichtverletzungen ist grundsätzlich zuvor eine angemessene Abhilfefrist oder Abmahnung erforderlich. Die Ablehnung einer freiwilligen Rückgabe nach Abschnitt 5 schränkt diese Rechte nicht ein.

12. Schlussregeln

Es gilt deutsches Recht. Individuelle Abreden bleiben unberührt. An die Stelle unwirksamer Bedingungen tritt das Gesetz.

B. Auftragsverarbeitung & Anlagen

Prüffassung vom 10.09.2026. Bestandteil des Software-Nutzungsvertrags einschließlich Verarbeitungsbeschreibung, Schutzmaßnahmen und Dienstleisterliste. Die beantworteten Geschäftsentscheidungen sind eingearbeitet. [OFFEN] bezeichnet verbleibende Angaben oder noch nachzuweisende Einrichtung; eine vereinbarte Planung belegt keinen laufenden Betrieb.

1. Parteien, Geltung und Dauer

Auftraggeber ist der in der Buchungsübersicht bezeichnete Kunde; Auftragnehmer ist [OFFEN: vollständige Anbieterbezeichnung und ladungsfähige Anschrift für Abgleich Pro], nachfolgend „Anbieter“. Der Kunde ist Verantwortlicher für die von ihm bestimmten Verarbeitungen. Handelt er selbst als Auftragsverarbeiter, muss die weitere Beauftragung entsprechend autorisiert sein.

Dieser AVV wird mit dem übrigen Nutzungsvertrag elektronisch angenommen. Eine zusätzliche Unterschrift ist nicht erforderlich. Der Kunde erhält die angenommene Fassung einschließlich ihrer Anlagen mit der Vertragsbestätigung in speicherbarer Form.

Der AVV gilt vom Beginn der Auftragsverarbeitung bis zur abgeschlossenen Rückgabe beziehungsweise Löschung. Die reguläre Projektlaufzeit beträgt sechs Monate ab Freischaltung; eine zusätzliche reguläre Abrufphase besteht nicht. Gesetzlich erforderliche Sonderabwicklungen nach der Datenmitnahme-Anlage bleiben berücksichtigt. Vertraulichkeit und Schutzpflichten gelten weiter, solange Auftragsdaten vorhanden sind. Bei Widersprüchen hat dieser AVV für die Auftragsverarbeitung Vorrang.

2. Gegenstand und Verarbeitungsbeschreibung

Abgleich Pro unterstützt den hydraulischen Abgleich durch Import vorhandener Heizlastunterlagen, strukturierte Projekt- und Anlagendaten, Prüfung und Korrektur, Aufnahme vor Ort, Berechnungen, Teamrückfragen sowie Erstellung und Export von Unterlagen im vereinbarten Funktionsumfang. Personenbezogene Daten werden entgegengenommen, gespeichert, ausgelesen, strukturiert, angezeigt, geändert, übermittelt, exportiert und gelöscht. Hinzu kommen Berechtigungsverwaltung, technische Protokollierung, beauftragter Support, Sicherung und Wiederherstellung.

Der Kunde bestimmt Zwecke, Eingaben, Berechtigungen, Weitergabe und zulässige Aufbewahrung. Er sorgt für die Rechtsgrundlagen, erforderliche Informationen an Betroffene und rechtmäßige Weisungen. Vor dem Upload prüft er, welche personenbezogenen Angaben für den Auftrag erforderlich sind. Eine technische Uploadmöglichkeit ersetzt diese Prüfung nicht.

Für eigene Vertragskontakte, Abrechnung und erforderliche eigene Betriebssicherheit verarbeitet der Anbieter Daten als Verantwortlicher nach den Datenschutzhinweisen. Die Verwaltung der vom Kunden angelegten Teamkonten, projektbezogene Zusammenarbeit und Einsicht in Kundenunterlagen für dessen Supportauftrag bleiben Auftragsverarbeitung. Ein Supportvorgang kann getrennte Verarbeitungsschritte in beiden Rollen enthalten. Der Anbieter nutzt Auftragsdaten nicht eigenmächtig für Werbung oder Modelltraining.

3. Weisungen und befugte Personen

Der Anbieter verarbeitet Auftragsdaten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, auch bei Drittlandübermittlungen. Vertrag, konkret vereinbarte Funktionen und vom Kunden veranlasste Bedienhandlungen bilden die anfänglichen Weisungen. Weitere Weisungen werden über support@abgleichpro.de dokumentiert; weisungsberechtigt sind die vom Kunden benannten Personen. [OFFEN: Postfach einrichten und Erreichbarkeit nachweisen.]

Verpflichtet Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats den Anbieter zu einer abweichenden Verarbeitung, informiert er den Kunden vorab, soweit das Gesetz dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses untersagt. Hält er eine Weisung für datenschutzwidrig, informiert er den Kunden unverzüglich. Eine rechtswidrige Verarbeitung wird durch bloße Bestätigung der Weisung nicht zulässig.

Zugriff erhalten nur Personen, die ihn für ihre Aufgaben benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Auf Anbieterseite ist zunächst ausschließlich Marius Wiegmann für den eigenen Kunden- und Supportdatenzugriff vorgesehen; befugte Personen der genehmigten Dienstleister bleiben gesondert erfasst. Supportzugriffe sind auf den erforderlichen Vorgang zu begrenzen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Erhöhte Betreiberrechte berechtigen nicht zur freien Nutzung von Kundeninhalten.

4. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Anbieter trifft risikogerechte Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und erhält das vereinbarte Schutzniveau aufrecht. Er gewährleistet angemessene Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit sowie Wiederherstellbarkeit und regelmäßige Wirksamkeitsprüfung. Änderungen dürfen das vereinbarte Schutzniveau nicht absenken.

Die folgende Beschreibung unterscheidet technische Ansätze der Anwendung von noch zu bestätigenden Betriebsmaßnahmen. Sie ist kein Nachweis, dass diese Maßnahmen auf einem produktiven Server bereits wirksam eingerichtet sind.

Abgetrennte Festplatten können nicht durch einen laufenden Server bereinigt werden. Der tatsächliche Anschluss-/Rotationsablauf muss die vereinbarte Höchstfrist wirksam einhalten; eine Bereinigung erst bei irgendwann erfolgendem Wiederanschluss genügt hierfür nicht. Die Tabellen beschreiben den einzurichtenden Schutz und dürfen vor dessen Nachweis nicht als bereits verwirklichte TOMs verwendet werden.

5. Unterstützung, Vorfälle und Kontrolle

Der Anbieter unterstützt den Kunden unter Berücksichtigung der Verarbeitung und verfügbarer Informationen bei Betroffenenrechten. Er hilft bei Zuordnung, Auskunft, Bereitstellung, Berichtigung, Einschränkung und Löschung. Direkt eingehende Anträge zu Auftragsdaten leitet er unverzüglich an den Kunden weiter; er entscheidet darüber nicht eigenständig, soweit keine gesetzliche Pflicht besteht.

Er unterstützt die Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere Sicherheitsbewertung, Datenschutz-Folgenabschätzung und erforderliche behördliche Konsultation, durch Angaben zu Verarbeitung, Schutzmaßnahmen und festgestellten Risiken.

Verletzungen des Schutzes personenbezogener Auftragsdaten meldet er dem Kunden unverzüglich nach Bekanntwerden. Soweit verfügbar, benennt er Art und Umfang, betroffene Daten und Personen, wahrscheinliche Folgen, Kontaktperson sowie ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen. Fehlende Informationen reicht er ohne unangemessene Verzögerung nach. Er dokumentiert den Vorgang, begrenzt Schäden und unterstützt notwendige Meldungen. Allgemeine Supportzeiten und Antwortziele beschränken diese Pflichten nicht.

Der Anbieter stellt die erforderlichen Nachweise zur Einhaltung dieses AVV bereit und ermöglicht sowie unterstützt Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch den Kunden oder einen von ihm beauftragten Prüfer. Umfang und Ablauf werden verhältnismäßig abgestimmt; andere Kunden und vertrauliche Informationen sind zu schützen. Eine angemessene Vorankündigung gilt nur, soweit Prüfzweck und Dringlichkeit sie zulassen. Dokumentenprüfungen ersetzen eine erforderliche weitergehende Kontrolle nicht. Gesetzliche Kontrollrechte werden nicht durch starre Häufigkeitsgrenzen oder unangemessene Entgelte ausgeschlossen.

6. Unterauftragsverarbeiter und Verarbeitungsorte

Der Kunde genehmigt die Unterauftragsverarbeiter, die bei Vertragsannahme in dieser Liste vollständig bezeichnet sind. Offene Einträge genehmigen keinen unbekannten Empfänger. Ein geplanter Dienst darf personenbezogene Auftragsdaten erst nach Konkretisierung seiner Vertrags- und Schutzgrundlagen erhalten.

Das eigene geplante Ticketsystem ist Teil der Anwendung; ein zusätzlicher externer Ticketanbieter ist derzeit nicht vorgesehen. Neue externe Werkzeuge oder Cloudablagen für personenbezogene Supportdaten sind erst nach Einbindung gemäß diesem Abschnitt umfasst. Die Auswahl eines konkreten KI-Modells begründet keine Freigabe eines weiteren Empfängers.

Eigene Zahlungsabwicklung wird nicht pauschal als Unterauftrag für Kundenprojekte eingeordnet. Tatsächliche Zahlungsdienste und deren Rollen werden in den Datenschutzhinweisen beschrieben.

Vor Hinzunahme oder Austausch eines Unterauftragsverarbeiters informiert der Anbieter den Kunden in Textform über Identität, Aufgabe, Datenumfang, Orte und Schutzgrundlagen. Er räumt eine nach Risiko und Umfang angemessene, ausdrücklich genannte Frist für Einwände aus Datenschutzgründen vor dem Einsatz ein. Die Parteien prüfen Schutzmaßnahmen oder eine Alternative. Ein nicht ausgeräumter berechtigter Einwand erlaubt keine ungenehmigte Weitergabe. Ist die betroffene Leistung anders nicht rechtmäßig erbringbar, kann sie beendet werden; bereits vorausbezahlte Entgelte für danach entfallende Leistungen werden erstattet.

Der Anbieter verpflichtet Unterauftragsverarbeiter zu denselben einschlägigen Datenschutzpflichten und bleibt dem Kunden gegenüber für deren Erfüllung voll verantwortlich. Drittlandverarbeitungen setzen die dokumentierte Weisung und die Voraussetzungen des Kapitels V DSGVO voraus. Konkrete Länder und Übermittlungsgrundlagen werden vor Einsatz angegeben; auf Anfrage werden die einschlägigen Garantien zugänglich gemacht. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung oder vollständige Nullspeicherung beim KI-Dienst wird mit dieser Prüffassung nicht zugesichert.

7. Rückgabe und Löschung

Nach Ende der Verarbeitungsleistungen gibt der Anbieter nach Wahl des Kunden die Auftragsdaten zurück oder löscht sie. Rückgabe erfolgt über den vereinbarten Export oder den erforderlichen ergänzenden Rückgabeweg. Der Kunde kann Daten während der sechsmonatigen Projektlaufzeit herunterladen. Die anfängliche Weisung für das normale Projektende ist die automatische Löschung der hochgeladenen Heizlasten und übrigen Projektdaten aus der aktiven Anwendung nach sechs Monaten ab Freischaltung. 14 Tage vorher erhält der Kunde automatisch eine E-Mail mit dem Hinweis auf den rechtzeitigen Download. Eine reguläre zusätzliche 90-Tage-Abrufphase besteht nicht. [OFFEN: Erinnerung, vollständige Datenrückgabe und automatische Projektlöschung umsetzen und prüfen.]

Gesetzlich erforderliche Sonderabwicklungen nach der Datenmitnahme-Anlage gehen dem normalen Löschtermin im erforderlichen Umfang vor. Bei einem solchen Wechsel beginnt eine gesetzlich vorgeschriebene Abruffrist nicht vor dem maßgeblichen Ende der Übergangsphase. Das normale Projektende wird dadurch nicht zu einem Anbieterwechsel. Eine Weisung zur früheren Löschung bleibt möglich, soweit keine entgegenstehende Pflicht besteht; die Folgen für die weitere Leistung sind zuvor mitzuteilen.

Für die ergänzenden Datenbestände gelten folgende festgelegte Fristen und noch nachzuweisende Abläufe:

Bis zur Löschung bleiben Kopien geschützt und auf den verbleibenden zulässigen Zweck beschränkt. Sicherungskopien stehen nicht als Kundenarchiv zur Verfügung. Zwingende vollständige Löschtermine insbesondere aus der Datenmitnahme-Anlage werden durch die genannten Höchstfristen nicht verlängert; Sicherungs- und Dienstleisterverfahren sind damit abzustimmen. Löschläufe werden nachvollziehbar protokolliert; Fehler lösen eine Bearbeitungsmeldung aus. Wiederherstellungen dürfen bereits umgesetzte Löschungen und Kontosperren nicht aufheben; erforderliche Löschungen sind erneut anzuwenden. Die Automatik ist als Betriebsanforderung beschlossen, ihre Einrichtung und Wirksamkeit sind noch nachzuweisen.

Verlangt Unionsrecht oder mitgliedstaatliches Recht weitere Speicherung, informiert der Anbieter über Grundlage, betroffene Daten und Dauer. Diese Daten bleiben auf den gesetzlichen Zweck beschränkt. Eine Aufbewahrungspflicht für eigene Rechnungen rechtfertigt keine pauschale Aufbewahrung von Kundenprojekten. Die ausgeführte Rückgabe und Löschung sowie verbleibende gesetzliche Ausnahmen werden dem Kunden dokumentiert bestätigt.

Rechtsgrundlage dieses Vertragsteils: Art. 28, 32 bis 36 und Kapitel V DSGVO.

C. Datenmitnahme & Projektende

Diese Anlage gehört zu den Nutzungsbedingungen von Abgleich Pro. Entwurfsstand: 10.09.2026. Sie beschreibt die im bisherigen Produktbefund geprüfte Struktur des Projektarchivs, den regulären Download und den gesonderten gesetzlichen Wechselweg. [OFFEN] kennzeichnet fehlende Angaben oder noch nicht nachgewiesene Umsetzung vor einem Vertragsangebot.

1. Datenkatalog und Formate

Der Datenumfang richtet sich nach den tatsächlich gespeicherten Daten und den gesetzlichen Exportrechten. Ein Formular, das nur heruntergeladen und außerhalb der Anwendung unterschrieben wurde, ist nicht automatisch Teil des gespeicherten Projektarchivs. Das vorbereitete VdZ-Original ist beim Download gezielt zu sichern; eine Rückablage unterschriebener Formulare ist damit nicht zugesagt.

Der vollständige Export ist für die Büroablage bestimmt und enthält interne Notizen, Importdaten und ältere Stände. Für eine Weitergabe an eigene Auftraggeber sind die fachlich passenden, aktuellen Unterlagen auszuwählen. Der Export verändert keine Berechnungen, Freigaben oder Berichtstände.

2. Ausnahmen und bekannte Grenzen

Nicht herausgegeben werden Daten fremder Kunden, geheime Zugangsdaten wie Passwort-Hashes, Sitzungsgeheimnisse und Betreiber-Schlüssel sowie der Softwarequellcode. Globale Herstellerkataloge gehören nicht zum Projektarchiv; gespeicherte kundenspezifische Bauteilzuordnungen und Berechnungsergebnisse bleiben davon zu unterscheiden. Eigene Schutzrechte oder Geschäftsgeheimnisse dürfen die gesetzlichen Wechselrechte nicht behindern. [OFFEN: abschließende Liste weiterer betriebsinterner, aus Rechtsgründen zulässiger Ausschlüsse mit konkreter Begründung; keine pauschale Ausnahme für alle Protokoll- oder Abrechnungsdaten.]

Das Archiv ist eine lesbare und strukturierte Projektkopie. Es ist kein vollständiges Datenbank-Backup; ein automatischer Wiederimport wird nicht zugesagt. Eine identische Arbeitsweise anderer Software wird nicht versprochen. Für den Wechsel werden die notwendigen Formatangaben und gesetzlich erforderlichen offenen Schnittstellen kostenfrei bereitgestellt.

Der derzeit geprüfte Standardexport begrenzt den Umfang der zusammengestellten Inhalte auf 256 MiB je Archiv. Überschreitet ein Projekt diese technische Grenze oder fehlen Dateien, wird ein vollständiger sicherer Ersatzweg über den Support benötigt. Die Größe des Standarddownloads begrenzt nicht den Umfang der gesetzlichen Datenmitnahme. [OFFEN: tatsächlich bereitstehender Ersatzweg für große, unvollständige oder nach Zugangssperre nicht selbst abrufbare Exporte.]

3. Ablauf, Schnittstellen und Abruf

Während der sechsmonatigen Projektlaufzeit kann der Kunde die verfügbaren Projektunterlagen herunterladen. 14 Tage vor dem regulären Ende erfolgt die vereinbarte automatische Erinnerungsmail. Benötigte Unterlagen sind vor Ablauf zu sichern; es besteht keine zusätzliche allgemeine 90-Tage-Abrufphase. Gewöhnliches Projektende und aktive Projektlöschung richten sich nach Abschnitt 11 der Nutzungsbedingungen. Ein solcher regulärer Abschluss wird nicht als Anbieterwechsel behandelt. [OFFEN – Umsetzung/Nachweis: Erinnerung, Fristberechnung und Löschung nach den bestätigten Regeln.]

Ergänzende Exporte und Hilfe bei einem nicht vollständigen Download fordert der Kunde bei support@abgleichpro.de an. Dabei nennt er den benötigten Projekt-/Kontoumfang. Die Anbieterin prüft die Berechtigung und stimmt den sicheren Bereitstellungsweg mit dem Kunden und gegebenenfalls seinem Beauftragten ab. Eine Kontosperre beseitigt gesetzliche Rückgabe- und Exportrechte nicht. [OFFEN – Umsetzung/Nachweis: aktives Postfach und geschützter Ersatzweg für diese Bereitstellung.]

[OFFEN: öffentlich zugängliche, aktuelle Format-/Schnittstellendokumentation mit Datenfeldern, Beziehungen, Versionsangaben, einschlägigen Normen und offenen Interoperabilitätsspezifikationen; genaue URL des Registers.] Die vorhandenen CSV-/JSON-Dateien und Erläuterungen bilden die Grundlage; sie ersetzen nicht den Nachweis, dass alle gesetzlich erforderlichen Schnittstellen und Informationen bereitstehen.

4. Gesonderter Wechsel oder vorzeitige Löschung

Für einen ausdrücklich verlangten Wechsel zu einem anderen Datenverarbeitungsdienst oder auf eigene Infrastruktur genügt eine E-Mail an support@abgleichpro.de. Dieser Ablauf dient den Rechten nach Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 und ist von der gewöhnlichen Fertigstellung eines einzelnen Projekts getrennt. Der Kunde benennt die betroffenen Projekte beziehungsweise den Kontoumfang. Die Anbieterin bestätigt den Eingang, den Ablauf und die erforderlichen Angaben; sie unterstützt auch die vom Kunden beauftragten Personen und seine auf die gebuchten Dienste bezogene Ausstiegsplanung.

Eine zusätzliche Kündigungswartefrist wird für die Einleitung des Wechsels nicht verlangt. Der Übergang beginnt mit dem Wechselverlangen und erfolgt unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Kalendertagen. Der Kunde kann mitteilen, ob er zu einem anderen Anbieter, auf eigene Infrastruktur oder stattdessen zur Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte übergehen möchte; die Wahl darf auch nach Einleitung des Vorgangs erfolgen. Bei einem Anbieterwechsel nennt er die erforderlichen Angaben zum Zielanbieter. Die Parteien und beteiligten Anbieter arbeiten zur sicheren und rechtzeitigen Übertragung nach Treu und Glauben zusammen.

Während des Übergangs unterstützt die Anbieterin die Übertragung angemessen, führt die vereinbarten Funktionen sorgfältig fort und informiert über bekannte Unterbrechungsrisiken. Die Sicherheit der Daten bleibt während Übergang und anschließendem Abruf gewahrt. Ist der maximale Übergang von 30 Kalendertagen technisch nicht durchführbar, muss die Anbieterin dies innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem Wechselantrag konkret begründen und einen alternativen Übergang von höchstens sieben Monaten benennen. Der Kunde kann den Übergang einmal um einen Zeitraum verlängern, den er für seine Zwecke für angemessener hält. Das gewöhnliche sechsmonatige Projektende verkürzt einen solchen gesetzlichen Übergang nicht.

Mit erfolgreichem Wechsel endet der betroffene Dienstvertrag; die Anbieterin bestätigt die Beendigung. Entscheidet sich der Kunde ausdrücklich für Beendigung und Löschung statt eines Wechsels, endet der betroffene Vertrag zum mitgeteilten Zeitpunkt ohne zusätzliche Kündigungswartefrist; die Löschung erfolgt entsprechend seiner Weisung und dem AVV. Andere Projekte oder das gesamte Konto werden nur einbezogen, wenn die Erklärung sie umfasst.

Für den hier beschriebenen gesetzlichen Wechsel einschließlich Datenbereitstellung, erforderlicher Unterstützung und anschließendem Abruf werden keine Wechselentgelte erhoben. Es entstehen auch keine Kündigungsstrafe oder zusätzlichen Nutzungsentgelte allein wegen des Übergangs. Eine freiwillige Erstattung des bereits vereinbarten einmaligen Projektentgelts allein wegen früheren Ausstiegs wird nicht zugesagt; gesetzliche Abrechnungs-, Minderungs- und Erstattungsansprüche bleiben unberührt. Der 69-Euro-Umwandlungsservice für Heizlasten ist keine Voraussetzung für die Ausübung dieser Rechte.

Nach Ablauf des vereinbarten Übergangs steht eine unentgeltliche Abruffrist von mindestens 30 Kalendertagen zur Verfügung. Ein früher erfolgreicher Wechsel verkürzt diesen Zeitraum nicht. Die Frist betrifft die Datenmitnahme im ausdrücklich eingeleiteten Wechselverfahren und schafft keine allgemeine Verlängerung jedes Projekts. Nach erfolgreichem Wechsel und Ablauf der Abruffrist werden die betroffenen exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte einschließlich der erfassten Kopien vollständig gelöscht, sofern kein späterer Zeitpunkt vereinbart ist. Gesetzlich aufzubewahrende Nachweise bleiben ausschließlich für den jeweiligen Aufbewahrungszweck gesperrt. Die Löschregelung des AVV muss diese gesetzlichen Anforderungen erfüllen und darf sie nicht abkürzen. Eine fehlgeschlagene Übertragung wird nicht als erfolgreicher Wechsel behandelt.

[OFFEN – Umsetzung/Nachweis: vollständiger Wechsel- und Rückgabeweg, gesetzliche Übergangs-/Abruffristen, Fortführung der betroffenen Funktionen, Ausschluss aus dem regulären Löschlauf und abgestimmte vollständige Löschung einschließlich Kopien. Der beschriebene Vertragsablauf ist noch kein Nachweis vorhandener Automatik.]

5. Infrastruktur und internationaler Behördenzugriff

Für Hosting und das vorgesehene Supportpostfach ist STRATO ausgewählt. Der automatische Heizlastimport verwendet die OpenAI API; für manuelle Unterstützung ist ein gesonderter ChatGPT-Business-Bereich vorgesehen. Die gewählten Dienste und der vorgelegte STRATO-AVV ersetzen nicht die Prüfung der konkreten Verträge und Einstellungen. [OFFEN – Umsetzung/Nachweis: tatsächlich verwendete Infrastruktur, Dienstleister-Rechtsträger, Verarbeitungsorte und jeweils einschlägige Gerichtsbarkeit; Hosting, API, Business-Support und lokale Bearbeitung getrennt zuordnen.]

[OFFEN: tatsächlich getroffene technische, organisatorische und vertragliche Maßnahmen gegen unionsrechtswidrigen internationalen staatlichen Zugriff auf beziehungsweise unionsrechtswidrige internationale staatliche Übermittlung von in der Union gespeicherten nicht personenbezogenen Daten.]

Die aktuelle Veröffentlichung dieser Betriebsinformationen erfolgt unter [OFFEN: öffentliche URL der Betriebs-/Datenmitnahmeanlage]. Die Angaben ergänzen die Dienstleister- und Übermittlungsinformationen im AVV. Für personenbezogene Daten gelten zusätzlich die Anforderungen der DSGVO.